Huishoudelijk reglement Beneluxvereniging voor Merken- en Modellenrecht
Huishoudelijk reglement, laatstelijk gewijzigd door de Algemene Ledenvergadering van 8 november 2013 te Brugge
Artikel 1 Geldigheid van het Huishoudelijk Reglement
Het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging mag niet strijdig zijn met de geldende wettelijke regels en bepalingen. Het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging mag evenmin strijdig zijn met de notarieel vastgelegde Statuten van de Vereniging noch met de Ereregels. Daar waar het Huishoudelijk Reglement onverhoopt toch een strijdigheid met voornoemde regels, bepalingen, Statuten of Ereregels blijkt te bevatten, zullen laatst genoemden prevaleren. Het Huishoudelijk Reglement zal indien nodig aangepast worden.
Artikel 2 Algemene Ledenvergadering
De Algemene Ledenvergadering streeft er naar minimaal twee maal per jaar bij elkaar te komen, dit zal veelal zijn in het Voorjaar en in het Najaar.
Artikel 3 Bestuur
Het Bestuur komt minimaal drie maal per jaar bijeen. Zij houdt mede toezicht op de naleving van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging. Het Bestuur zal bij meerderheid van stemmen besluiten nemen. Bij het staken van de stemmen, geeft de stem van de Voorzitter van het Bestuur of van zijn plaatsvervanger de doorslag.
Bij de behandeling van Beroepszaken, welke bevoegdheid tot behandeling zich enkel uitstrekt tot de beoordeling of de Raad van Toezicht in redelijkheid is kunnen komen tot de beslissing waarvan in beroep is gekomen, beslissen de niet-geconflicteerde Bestuursleden unaniem. Mocht er geen unanimiteit kunnen worden gevonden dan zal het Bestuur een besluit nemen bij gewone meerderheid van stemmen.
Artikel 4 Keurmerk
Daar waar van toepassing zullen de leden het Keurmerk reglement in acht nemen.
Artikel 5 Boekjaar
Het boekjaar van de Vereniging valt samen met het kalenderjaar.
Artikel 6 Zittingsduur Bestuur, statutaire en niet-statutaire commissies
a) Elk lid dat in het Bestuur, dan wel een van de commissies van de Vereniging plaatsneemt, heeft daarin zitting voor een periode van 2 jaar, met een maximum van vier achtereenvolgende perioden. Om de continuïteit van commissies waarin de leden al langer zittingsduur hebben te garanderen, hebben deze commissies tot anderhalf jaar nadat deze wijziging in werking is getreden de tijd om deze leden (gefaseerd) te laten vervangen.
b) Elk lid of plaatsvervangend lid dat in de Raad van Toezicht plaatsneemt, heeft daarin zitting voor een periode van 3 jaar, met een maximum van vier achtereenvolgende perioden. De langstzittenden zijn lid; een vertrekkend lid wordt opgevolgd door het langstzittende plaatsvervangende lid.
c) De Algemene Ledenvergadering kan, indien het belang van de continuïteit van de Vereniging zulks verlangt, een lid van het Bestuur, een lid van de Raad van Toezicht of de Redactiecommissie bij wijze van uitzondering voor nog een extra periode van twee jaar herverkiezen.
Artikel 7 Stemprocedures
Stemmingen vinden plaats door handopsteking, tenzijde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden schriftelijk stemming wenst. Bij het staken van de stemmen, geeft de stem van de Voorzitter van het Bestuur of van zijn plaatsvervanger de doorslag.
Artikel 8 Aanstellen Bestuur en Raad van Toezicht
De verkiezingen voor het aanstellen van het Bestuur en de Raad van Toezicht, vinden om de twee jaar plaatstijdens een Algemene Ledenvergadering of zover nodig bij tussentijds defungeren. De verkiezingen vinden voor elke functie afzonderlijk plaats bij gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen. Kandidaten worden voorgesteld door het Bestuur of door tenminste drie stemgerechtigde leden. Wanneer geen meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen die de meeste stemmen hebben gekregen. Gekozen is diegene op wie bij herstemming de meeste stemmen zijn uitgebracht. Komen door gelijkheid van stemmen meer dan twee personen voor herstemming in aanmerkingdan zal eerst tussen deze personen worden gestemd. Staken de stemmen in deze stemming opnieuw, dan beslist het lot.
Artikel 9 Contributiebetaling
De contributie wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Deze dient elk jaar in het eerste kwartaal van het kalenderjaar te zijn betaald.
De wettelijke regels ten aanzien van incasso zijn van toepassing.
Artikel 10 Beleidsregels
Het Bestuur stelt indien nodig Beleidsregels vast ter verdere toelichting en verduidelijking van de aan haar opgedragen taken.
Artikel 11 Ereleden
Naast het gewone lidmaatschap kent de Vereniging volgens de Statuten ook ereleden. Ereleden worden als zodanig benoemd door de ALV.
In de ALV wordt over de benoeming van een erelid gestemd volgens de gebruikelijke regels indien dit op voorstel van het Bestuur of op voorstel van tenminste vier leden op de agenda is gezet. Een voorstel hiertoe vanuit de leden dient tenminste vier weken voor aanvang van de ALV bij het secretariaat van de Vereniging schriftelijk te zijn aangemeld. Het Bestuur dient voor aanvang van de vergadering kenbaar te maken dat één of meerdere erelidmaatschap(pen) ter stemming gebracht zullen worden.
Tot erelid kunnen worden benoemd uitsluitend natuurlijke personen die zich langdurig op bijzondere en belangeloze wijze hebben ingespannen in het belang van en/of voor de Vereniging.
Het erelidmaatschap kan een erelid ontnomen worden indien het erelid ofwel zichzelf door persoonlijk handelen in diskrediet brengt ofwel in het openbaar de Vereniging in ernstige verlegenheid of diskrediet brengt.
Ontnemen van het erelidmaatschap kan uitsluitend door de ALV gedaan worden met een meerderheid van stemmen.
Artikel 12 Wijzigen Reglement
Het Huishoudelijk Reglement wordt gewijzigd bij een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen in de Algemene Ledenvergadering. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Voor een geldig besluit is vereist dat de wijzigingen vooraf schriftelijk en gemotiveerd aan de leden van de Vereniging kenbaar zijn gemaakt, samen met de Agenda van de betreffende Algemene Ledenvergadering.